Per ciascuna fattura o documento d’importazione da inserire nella richiesta occorre specificare dettagliatamente i dati identificativi e la partita IVA del fornitore estero, la data e il numero del documento, l’imponibile e il relativo importo dell’IVA espressi in euro, oltre al codice della categoria di spesa e all’eventuale percentuale di detraibilità applicabile. Di norma non è necessario allegare le scansioni di tutte le fatture. Tuttavia, se l’imponibile della singola fattura supera i mille euro, oppure i duecentocinquanta euro nel caso specifico del carburante, lo Stato di rimborso ha la facoltà di richiedere l’invio della copia digitale del documento. È fondamentale che le fatture siano intestate in modo completo ed esatto all’azienda o al professionista richiedente, mentre gli scontrini generici o privi di intestazione non vengono considerati validi ai fini del rimborso.
Come e dove presentare la domanda
La domanda non deve essere inviata direttamente alle autorità dello Stato estero, ma va trasmessa esclusivamente in via telematica all’Agenzia delle Entrate italiana, che funge da centro di smistamento verso le amministrazioni fiscali europee. La richiesta si presenta tramite i servizi telematici ufficiali, direttamente da parte del contribuente o affidandosi a un intermediario abilitato, come un commercialista o un consulente del lavoro. L’Agenzia delle Entrate effettua una verifica automatizzata di validità sulla posizione del richiedente, controllando la regolarità della partita IVA e l’iscrizione alla banca dati VIES, e provvede a inoltrare la pratica allo Stato di destinazione dandone comunicazione al contribuente. Il termine ultimo ha carattere tassativo ed è fissato per le ore ventitré e cinquantanove del 30 settembre 2026, pena la decadenza dal diritto al rimborso per l’anno di imposta 2025.
Tempistiche di lavorazione e pagamento
Una volta che lo Stato membro riceve l’istanza dall’Italia, il procedimento segue scadenze precise regolate dal diritto dell’Unione Europea. Lo Stato di rimborso dispone di un tempo massimo di quattro mesi dalla ricezione dell’istanza per approvare o respingere la richiesta. Nel caso in cui l’autorità estera ritenga necessario richiedere documenti integrativi o chiarimenti, il termine si allunga e la decisione finale può essere resa entro sei mesi o fino a un massimo di otto mesi. In caso di esito positivo, l’erogazione del pagamento avviene entro dieci giorni lavorativi dalla scadenza dei termini, mediante accredito diretto sul conto corrente bancario e sulle coordinate IBAN indicate dal richiedente all’interno dell’istanza.
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